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举报政策

6月1日,二千零一十七

适用于TransAlt亚博体彩a公司和所有子公司

政策拥有人:董事会
创建日期策略:5/23/2017
最后审查日期:5/23/2017
最后更改日期:5/24/2017上午11:38
内容解释和批准:总裁兼首席执行官

《转帐会计事项处理程序》,内部会计控制,审计或财务报告事项

本举报政策适用于TransAlta公司及其子公司,亚博体彩包括TransAlta可再生能源公司。(统称为公司“)员工,军官,公司的董事和承包商有责任遵守这项政策。

目的

公司承诺及时向公众及其股东提供财务披露,满的,真实而朴素。公司采用内部控制来防止或发现可能影响报告的不当会计活动。雇员应报告与这些活动有关的任何可疑不当行为。

审计和风险委员会电弧负责确保公司有适当的收据程序,保留,处理有关会计的投诉,内部会计控制,审计或财务报告事项。此外,ARC必须提供机密,公司雇员匿名提交的文件,承包商,股东和其他与会计有关的利益相关者,审计,违反道德或法律的行为。

可比地,TransAlta可再生能源审计委员会审计委员会,审计委员会和ARC的每一个,A委员会“(一)要求公司维持保密收据的程序,保留和处理雇员的投诉,军官,承包商或其他利益相关者关于会计,内部会计和披露控制,审计或违法行为。因此,任何事件,有关会计的投诉或信息,内部会计控制,TransAlta可再生能源的审计或财务报告事项也将根据该政策向审计委员会主席报告。

程序

1。投诉

  1. 会计或财务报表不规范。员工,军官,董事和承包商应报告任何违反或涉嫌违反会计规定的情况,内部会计控制,审计或财务报告法律或政策,提请任何一方注意:他们的主管,人力资源部,法律部,内部审计或直接向ARC主席或在TransAlta可再生能源的情况下,审计委员会主席(如下所述)。除非该报告直接提供给ARC主席,或在TransAlta可再生能源的情况下,审计委员会主席,任何此类报告的接收者必须立即将该报告转发给总经理,法律和遵守或首席法律和遵守干事,以及内部审计。所有此类潜在或涉嫌违规行为的报告将迅速报告给ARC主席,在适用于TransAlta可再生能源的情况下,并致审计委员会主席,并将在下次排定的委员会会议上向全体董事会或委员会报告,作为批准财务报表所需的举报人认证程序的一部分。
  2. 潜在的道德或法律违反。员工,军官,董事和承包商还应报告任何违反或怀疑的道德或法律违规(与会计或财务报表违规无关)的任何一个注意:他们的主管,人力资源部,法律部,内部审计或直接向ARC主席或在TransAlta可再生能源的情况下,审计委员会主席(如下所述)。除非该报告直接提供给ARC主席,或在TransAlta可再生能源的情况下,审计委员会主席,任何此类报告的接收者必须立即将该报告转发给总经理,法律和遵守或首席法律和遵守干事,以及内部审计。法律和合规或首席法律和合规干事将审查所指控的道德或法律违规行为,并将向ARC主席提出实质性申诉,或在涉及TransAlta可再生能源的事件中,致审计委员会主席。
  3. 匿名提交。员工投诉也可以通过以下方式秘密或匿名提交:
    (i)道德帮助线,可在1(855)374-3801(加拿大/美国)和1-800-3999276(澳大利亚)(机密文件,匿名电话线,24小时语音信箱,或者通过互联网:transalta..spoint.com
    (二)办公室间邮件(或者普通邮件或者快递,致TransAlta公司,亚博体彩通过这些申诉,可以向ARC主席提出申诉,适用时,在密封的信封上标明私人和保密——注意:审计和风险委员会主席哪个信封不打开,应转寄给该主席。有关TransAlta可再生能源的任何投诉应转寄给审计委员会主席。
  4. 非员工提交。非雇员可向TransAlta公司邮寄(或递送)投诉,亚博体彩或者提请总经理注意,合法、合规或有标记的私密和严格保密——注意:TransAlta公司ARC主席。亚博体彩.如此标示的信封应不予打开地转交委员会主席。
  5. 没有报复。不得对员工进行报复,主任,官员,承包商或其他利益攸关方根据本政策在其投诉中提供诚信信息。““诚信”信息是指信息,据你所知,诚实、完整。故意提出虚假或恶意指控将被视为严重违反本政策,因为它与雇员有关,可能导致纪律处分,包括因故解雇。
  6. TransAlta值003:伦理帮助线程序。TransAlta值003:道德帮助线程序提供了关于报告和调查任何实际情况的进一步细节和程序,可能或怀疑违反会计规定,内部会计控制,审计或财务报告法律或政策。以下可以访问TransAlta值003:伦理帮助线程序的链接。

2.投诉的处理

  1. 所有投诉将在政策和法律允许的范围内保持保密。只有在充分和公平地调查和解决投诉所必需的范围内,才会共享信息。
  2. 虽然匿名投诉可以接受并且可以解决,保持匿名可能使公司很难进行调查。可以建议匿名投诉的个人保持匿名可能妨碍有效的调查。未经当事人直接同意,不得泄露投诉人的匿名。
  3. 评估,调查,对投诉的评估可由道德调查委员会根据TransAlta政策132.09或由以下人员进行:或者在,委员会。如果委员会认为适当,委员会可聘请独立的外部顾问,由公司负担,审查或寻求解决任何投诉。此类顾问可包括外部法律顾问或审计员(不与公司审计员有联系的),为了进行调查和/或建议采取适当行动。在适当的范围内,公司高级管理团队成员将根据需要对相关问题进行评估。
  4. 在对投诉进行调查和评价之后,委员会主席应向委员会报告建议的纪律或补救行动,如果有的话。委员会可建议其认为适当的行动,包括直至或包括因故解雇的纪律处分。建议将提交高级管理层的适当成员执行。